Scholarship Tutorial; Referee Dan Recommendation

Applicant beasiswa tidak layak menjadi awardee jika tidak ada dukungan dari orang lain yang punya pengaruh penting terhadap diri applicant. Sejak zaman dahulu, seorang yang akan belajar ke suatu institusi atau wilayah lain, pasti akan mendapatkan rekomendasi dari guru sebelumnya atau membawa sebuah pernyataan dukungan dari orang lain. Hal ini masih berlaku hingga hari ini karena merupakan salah satu penilaian kelayakan seorang pemohon. System ini dikenal dengan nama Reference atau Recommendation.

Reference adalah bukti bahwa applicant mendapat dukungan dari person yang sebelumnya punya ikatan erat dengan applicant. Dengan Reference, examiner atau penyeleksi bisa memberikan nilai berdasarkan isi reference dan status pemberi reference.

Dalam kasus ini, akan ada dua istilah yang selalu muncul. Referee dan Reference/Recommendation. Reference atau Recommendation adalah sebuah pernyataan tertulis bahwa applicant mendapatkan dukungan untuk menjadi salah satu awardee scholarship. Biasanya terdiri dari narasi singkat berjumlah 1-2 halaman. Adapun referee adalah seorang yang memberikan atau membuatkan recommendation.

Who is the most appropriate referee?

Pertanyaan ini adalah yang pertama kali muncul ketika applicant mencari rekomendasi. Banyak diantara calon applicant yang bingung, apakah seorang referee mesti memiliki gelar yang bergengsi, atau jabatan strategis, atau punya kemampuan khusus. Belum lagi proses pengajuan rekomendasi yang tidak punya standar yang sama, beda referee beda pula prosesnya.

Secara umum, referee terbaik adalah:

  1. Mengenal Applicant secara detil

Seluruh Lembaga beasiswa sepakat, bahwa yang mereka inginkan adalah sebab referee merekomendasi applicant untuk mendapatkan beasiswa. Merupakan suatu hal aneh, jika seseorang yang tidak mengenal applicant, tanpa ada hubungan apapun, memberikan rekomendasi kepada pemohon beasiswa. Sekalipun orang tersebut adalah tokoh paling popular, rekomendasi darinya sama saja seperti kertas kosong tidak berharga.

Seorang referee wajib mengenal pada salah satu dari dua hal beriku yaitu: akademik; ekstrakulikuler. Academic Referee adalah pemberi rekomendasi yang punya nilai paling tinggi dalam prosesi aplikasi beasiswa. Referee bidang akademik pastinya dalah seorang yang sudah kenal applicant sejak mulainya studi, adalah ditengah masa studi. Boleh jadi Referee ini adalah Guru, Dosen, atau Staff akademik. Referee kedua adalah Ekstrakulikuler atau orang yang mengenal applicant diluar kegiatan akademik. Pembina organisasi, ketua organisasi, atau ketua mitra organisasi adalah bagian dari Ekstrakulikuler Referee.

Lembaga penyedia beasiswa biasanya akan melakukan pengecekan status referee terhadapa applicant melalui beberapa cara: kontak langsung melalui e-mail atau telepon; meminta referee yang mengirim rekomendasi; pengecekan letters. Dengan kata lain, jangan mencari sembarangan referee sekalipun dia adalah seorang professor atau pejabat. Hal utamanya adalah “He knows you, and he recommend you”.

  1. Melek Teknologi dan Mudah dikontak

Setelah memastikan referee kenal baik dengan applicant. Hal selanjutnya yang harus dicek adalah kapasitas referee dalam teknologi. Setidaknya, referee adalah orang yang selalu membuka email dan membalas setiap pesan masuk dari orang lain.

Kesadaran teknologi menjadi hal penting dikarenakan Lembaga pemberi beasiswa akan mengontak referee melalui email atau platform lainnya, dan biasanya email yang dikirim punya deadline respond. Jika Referee tidak rutin mengecek emailnya, bisa jadi kegagalan applicant dikarenakan hal kecil yang bukan kesalahan applicant. Tentunya, kegagalan seperti ini adalah kekecewaan yang sangat menyakitkan.

  1. Menguasai Bahasa Inggris atau Bahasa Asing lain

Kemampuan Bahasa sebagai media komunikasi menjadi kriteria Good Referee yang terakhir. Perlu dicatat, Lembaga beasiswa selain LPDP (karena dari Indonesia) menggunakan Bahasa inggris dalam prosesi Reference. Baik itu isi recommendation ataupun proses kontak Lembaga Beasiswa-Referee.

Setidaknya, Referee mampu berbahasa inggris secara aktif, sekalipun pada tingkat B2(mampu merespon dengan beberapa kesalahan Bahasa). Jika kemampuan Bahasa inggris referee yang direncanakan kurang, maka tanyakan kemampuan Bahasa yang digunakan PBB lainnya, yaitu Arab, Prancis, China, dan Spanyol.

Ketiga indikator referee diatas wajib dipenuhi semuanya. Kekurangan di salah satu poin akan membuat status good referee itu tercabut.

What is recommendation? Who have resposibile on this?

Setelah memilih referee, maka tahap selanjutnya adalah membuat rekomendasi. Sebelumnya, apa itu rekomendasi dan siapakah yang membuatnya?.

Recommendation atau reference adalah dokumen pernyataan tertulis tentang rekomendasi seorang referee terhadap applicant. Rekomendasi biasanya terdiri dari 1-2 halaman, berisikan narasi tentang latar belakang dan harapan referee terhadap applicant, juga ditutup dengan pernyataan eksplisit bahwa applicant mendapatkan rekomendasi dari referee.

Rekomendasi juga punya tiga tipe: Free Flow, Long Answer Questionnaire, Free Flow with Requirments. Free flow maksudnya rekomendasi yang berbentuk narasi lepas yang disesuaikan oleh  referee sendiri, dengan outline yang ditentukan oleh pemberi rekomendasi dan pengembangan yang bebas. Sementara Long Answer questionnaire adalah rekomendasi yang berisi jawaban-jawaban Panjang dari pertanyaan yang diberikan Lembaga beasiswa kepada referee tentang applicant. Tipe terakhir adalah perpaduan tipe 1 dan 2. Berbentuk narasi Panjang dengan alur tulisan berdasarkan kehendak referee tetapi harus menjawab pertanyaan yang disodorkan.

Recommendation idealnya dibuat secara keseluruhan oleh referee. Namun, kenyataan lapangan di Indonesia, biasanya referee akan menyerahkan proses pembuatan ke applicant tetapi tetap menyodorkan ide-ide tulisan dan perbaikan setelah selesai. Maka seorang applicant juga mesti tau langkah pembuatan rekomendasi yang berharga.

Sebelum ke langkah pembuatan, ada beberapa indikasi rekomendasi disebut worth-it atau punya nilai tinggi dimata penyeleksi beasiswa:

  1. Logis, tetapi tetap meningkatkan reputasi seorang applicant.

Maksud dari Logis adalah isi rekomendasi tidak menyanjung applicant bak superman atau perfect person tanpa cacat sedikitpun. Sanjungan hiperbola tentu akan mengurangi nilai reference yang akan dianggap berlebihan. Meski demikian, referee harus membuat examiner takjub dengan kemampuan applicant.

  1. Koheren

Reference untuk beasiswa di jurusan Teknik Komputer mestilah menjelaskan kemampuan seorang applicant dan pernyataan merekomendasi pada bidang Teknik computer. Akan sangat aneh jika rekomendasi menjelaskan kemampuan applicant dalam bidang fisika lalu merekomendasi pada bidang biologi.

  1. Tidak bertele-tele

Reference ngawur akan langsung masuk tempat sampah tim examiner. Sebuah reference juga perlu sebuah ide utama yang terwujud dalam kalimat-kalimat bagus. Oleh karena itu, biasanya reference tidak lebih dari 2 halaman, karena akan membuat rekomendasi lebih ngawur jika lebih dari 2 halaman.

Sama seperti indikator referee, indikator-indikator di atas bersifat necessary. Tidak ada toleransi pada satu poinpun, ketiganya adalah hal mutlak sebuah rekomendasi menjadi berharga untuk dibaca atau masuk pembuangan.

Selanjutnya, langkah-langkah membuat sebuah rekomendasi untuk diri sendiri yang nanti akan ditanda tangani oleh referee. Perlu dicatat, Referee telah setuju memberikan rekomendasi sebelum membuat reference nanti.

  1. Survey potensi diri melalui Referee

Untuk menemukan ide tulisan yang bagus, brainstorming atau clustering adalah cara yang tepat. Langkah pertama adalah, jumpai referee untuk melakukan interview singkat, bagaimana referee memandang applicant.

Siapkan kertas dan buatlah shortlist setiap hal yang disebutkan referee, setelah shorlist selesai, maka lakukan filtering dan kumpulkan menjadi sebuah outline sebagaimana membuat essay bias ajika menggunakan tipe free flow dan free flow with requirements. Tetapi jika menggunakan format questionnaire, maka serahkan questionnaire kepada referee, dan biarkan referee menjawabnya dulu secara singkat, lalu applicant kembangkan menjadi lebih panjang.

  1. No perfect man, just tell the truth

Sesuai dengan indikator sebelumnya, tulisan lebay tidak memiliki nilai menurut pandangan examiner. Karena itu, dalam reference, cantumkan kelebihan dan beberapa kekurangan yang bisa ditoleransi. Membuat self-recommendation tak ubahnya membuat cover letter di Curriculum vitae. Prinsip dasarnya adalah “Memuji diri tanpa disertai rasa sombong dan angkuh”.

  1. Achievement and Challenge

Pendongkrak nilai recommendation adalah jika referee mengetahui persis pencapaian applicant dan tantangan yang dihadapi oleh applicant. Hal-hal seperti berkuliah dengan pembiayaan diri sendiri, atau bekerja sambilan boleh saja ditulis pada recommendation setelah penulisan potensi diri yang telah disebutkan oleh referee.

  1. Persetujuan Referee

Setelah Reference selesai, maka serahkan ke referee untuk diperbaiki jika terdapat hal yang tidak sesuai. Boleh jadi nantinya referee akan mengubah mayoritas reference jika gaya Bahasa yang dibuat oleh applicant yang tidak sesuai dengan gaya Bahasa referee. Setelah disetujui dan ditanda tangan, maka simpan reference dalam bentuk pdf dan kirimkan juga kepada referee.

Perlu diingat, bahwa penggunaan Bahasa inggris pada reference sangat dianjurkan. Menyediakan kontak referee pada bagian bawah reference, serta menggunakan pena tinta biru untuk membuktikan keaslian adalah detil-detil kecil yang mendongkrak nilai essay.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s