Scholarship Tutorial; Personal Statement/Motivation Letter

General Overview

Modul kali ini akan membahas mengenai dokumen paling ditakuti dan dimusuhi sebagian pemburu beasiswa, terutama pemburu yang juga merupakan pecinta instant result. Dokumen yang satu ini dikenal dengan tingkat kesulitan yang tinggi. Jumlah minimal kata yang disyaratkan juga sering membuat pemburu beasiswa sakit kepala. Banyak pencari bantuan dana studi yang mundur lantaran mengetahui bahwa beasiswa yang dituju menuntut applicant membuat dokumen ini. Ya, dokumen yang dimaksud bernama essay.

Pada dasarnya dokumen ini bukan bernama essay. Ia lazim disebut personal statement, motivation letter atau letter of intent. Barangkali karena format pembuatannya dalam bentuk essay, maka dokumen ini menjadi masyhur menyandang nama tersebut. Perlu diketahui bahwa ketiga nama di atas punya bentuk dan model yang berbeda, namun tujuannya sama, yaitu the most crucial assessment untuk kelayakan applicant menjadi awardee.

Perbedaan ketiganya terletak pada bentuk dan model. Jika diukur dari ketiganya, letter of intent adalah dokumen yang paling banyak kuantitas halamannya atau jumlah katanya. Sementara yang paling simpel adalah personal statement yang biasanya hanya terdiri dari 1 sampai dengan 2 halaman saja. Ketiganya juga berbeda dalam cara dan metode penyampaian tujuan dan motivasi mendaftar. Personal statement lebih berfokus pada pernyataan diri yang tidak membutuhkan referensi tertentu. Motivation letter akan membutuhkan pernyataan support dengan direct mention dari orang lain dalam penulisannya, misalnya referee. Sementara itu, letter of Intent terkadang akan berbentuk proposal research atau sebuah essay panjang yang lebih akademik.

Setiap lembaga penyelenggara beasiswa punya kebijakan sendiri selama admission. Beberapa beasiswa meminta proposal research dalam bentuk letter of intent, contohnya YTB atau beasiswa Pemerintah Turki pada tahun 2018. Kebijakan ini sepertinya bertujuan untuk upgrade level applicant dimana YTB ingin applicant benar-benar serius dalam mengajukan permohonan beasiswa. Berbeda dengan beasiswa YTB, beasiswa AAS memberikan quesitonaire dengan jawaban panjang sebagai letter of intent. Walaupun begitu, kebanyakan beasiswa hanya meminta personal statement atau motivation letter. Sebagai info tambahan, LOI (letter of intent) biasanya menggunakan type on portal atau mengetik langsung di website aplikasi, berbeda dengan personal statement dan motivation letter yang membutuhkan print-out dan signing.

Karakteristik Personal Statement/Letter of Intent/ Motivation Letter

Ada beberapa indikator utama sebuah tulisan personal statement/letter of intent/motivation letter. Secara umum, indikator ini berlaku pada ketiganya dan juga menjadi tolok ukur penilaian bagus tidaknya sebuah tulisan yang menunjukkan keinginan atau motivasi. Indikator tersebut adalah sebagai berikut.

  1. Narrative/ Persuasive Type

Tiga jenis tulisan ini tidak akan relevan jika menggunakan jenis tulisan selain naratif atau argumentatif. Personal statement dan motivation letter pastinya berisi tentang ungkapan ketertarikan dan kelayakan diri untuk menjadi penerima suatu beasiswa. Applicant tidak diminta untuk mendeskripsikan diri lagi dalam LOI/PS/ML, tetapi lebih berbentuk presentasi tujuan dan motivasi untuk mendapatkan beasiswa tertentu.

Naratif style digunakan ketika menjelaskan sesuatu yang memiliki alur, seperti challenges face atau previous academic progress. Applicant boleh berkisah, baik menggunakan sudut pandang orang pertama maupun ketiga. Tulisan naratif ini mesti runtun dan memiliki kesinambungan dengan objek yang akan diceritakan selanjutnya.

Gaya persuasif baru akan digunakan saat menjelaskan tujuan atau motivasi yang mendorong applicant melamar beasiswa. Bagian tulisan ini harus bersifat mengajak atau meyakinkan kelayakan diri sebagai penerima beasiswa sebab sangat menentukan lulus atau tidaknya seseorang.

  1. Academic Tone

Ada hal mendasar saat membuat tulisan yang berhubungan dengan kampus, yaitu akademis. Begitu pula dengan tiga serangkai dokumen ini. Tulisannya harus bernuansa akademik. Walaupun permasalahan sudut pandang penulis bersifat relatif, informal expression atau slang wajib dihindari. Penyingkatan kata seperti “I am” menjadi “I’m” tidak boleh ditemukan sekali pun di dalam tulisan, kecuali applicant ingin essaynya tidak dibaca examiners.

Ide utama setiap paragraf juga menjadi acuan penilaian kualitas tulisan. Penulis perlu memperhatikan kalimat utama dan kalimat penjelas. Harus ada kesesuaian dan keterpaduan antarkalimat. Sangat tidak disarankan menuliskan dua ide utama dalam satu paragraf atau membuat kalimat pendukung yang tidak efektif. Tulisan akan menjadi tidak padu dan terkesan ngawur. Selain itu, ide atau hal yang tidak ada kaitannya dengan beasiswa tidak perlu disampaikan dalam essay. Examiner bisa saja menganggap applicant tidak kompeten jika mengungkapkan motivasi diri dengan bahasa yang tidak bernuansa akademik.

Perlu diketahui bahwa jasa editor atau pembimbing sangat dibutuhkan dalam penulisan personal statement, letter of intent atau motivation letter. Kebanyakan applicant gagal lantaran sudah terlalu percaya diri dengan tulisan sendiri padahal masih banyak terdapat kekurangan dalam permasalahan academic tone ini. Sebaiknya, setelah menyelesaikan tulisan temuilah dosen yang juga mahir dan punya kapasitas dalam dunia academic writing dan scholarship.

  1. Menjawab Semua Questionaire (Jika Ada)

Questionaire atau senarai pertanyaan yang mesti dijawab akan ditemukan pada beasiswa yang berasal dari western countries. Questionaire ini dapat membantu applicant dalam membuat outline tulisan. Isi senarai pertanyaan beragam, sesuai dengan fokus suatu beasiswa. Misalnya, Beasiswa Chevening United Kingdom lebih berfokus pada pengalaman dari pada akademik, maka pertanyaan-pertanyaan yang muncul akan lebih didominasi seputar pengalaman kerja atau kegiatan sosial.

Sebaliknya, beasiswa seperti Turkiye Burslari memberikan questionaire yang nantinya menjadi outline dari research proposal. Artinya, pertanyaan yang diberikan akan berkaitan dengan academic work dan cara menjawabnya pun menggunakan sistem ilmiah dan pastinya punya referensi.

Walaupun demikian, tidak semua beasiswa menggunakan sistem questionaire dalam proses pembuatan. Questionaire ini memang membantu menulis personal statement atau letter of intent karena penulis tidak harus merancang outline besar tulisannya, cukup langsung menulis paragraf demi paragraf yang efektif.

Seberapa Penting Dokumen ini dan Alasan Applicant Wajib Membuatnya

Sebagaimana biasanya, calon applicant akan selalu mengeluh jika suatu beasiswa meminta dokumen yang terkesan ribet dan sulit. Keluhan yang muncul juga merupakan keluhan klasik yaitu, “Kenapa beasiswa menyuruh applicant membuat essay? kalau memang mau membantu pendidikan orang lain harusnya tidak perlu essay-essay beginian”.

Well, keluhan klasik juga punya jawaban klasik. Apapun yang diminta oleh pemberi beasiswa, fungsinya adalah untuk menguji kelayakan applicant untuk mendapatkan beasiswa. Simpelnya, beasiswa ini diperuntukan untuk yang punya kapasitas terhadap satu sisi keilmuan dan nantinya setelah berhasil awardee bisa diandalkan sebagai profesional atau akademisi. Jika tidak ada filter, tujuan beasiswa bisa saja tidak tercapai dan lembaga akan merasa rugi karena telah menyalurkan dana pendidikan untuk orang yang kurang tepat. Salah satu filter tersebut adalah personal statement, motivation letter atau letter of intent.

Berdasarkan studi kasus dan interviu dengan salah satu examiner beasiswa di Indonesia, ada beberapa alasan kenapa applicant harus membuat salah satu dari 3 dokumen tadi:

  1. Dokumen yang Paling Reliable untuk Diuji oleh Examiner

Tidak bisa dipungkiri bahwa essay adalah dokumen yang paling mungkin dinilai secara objektif oleh examiner. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, potensi seseorang bisa dibaca melalui essaynya. Dalam essay tersebut dia akan mengungkapkan motivasinya dan kapasitas dirinya untuk meraih beasiswa. Sebagai contoh, personal statement dengan requirement berupa penjelasan tentang challenge yang pernah dihadapi semasa kuliah. Penulis akan menceritakan detail progres akademiknya, cara mengadapi beberapa permasalahan, dan metode penyelesaiannya. Challenge solving ini akan menunjukkan potensi seorang applicant ketika nanti diberikan tantangan sebagai awardee beasiswa.

Nantinya examiner bisa menilai secara pasti siapa saja yang menjadi awardee melalui tulisan applicant. Adapun recommendation dan curriculum vitae bersifat sebagai penunjang personal statement tadi. Sekalipun maksud dan tujuan dari recommendation dan CV itu sedikit mirip dengan personal statement, personal statement tetap menjadi acuan utama kelayakan applicant menjadi awardee.

  1. Mengubah Mainstream Hasil Seleksi

Pernah mendengar testimoni awardee yang mendapatkan beasiswa di jurusan yang tidak linier dengan pendidikan sebelumnya? Atau awardee dengan IPK dan nilai IELTS yang tidak terlalu istimewa?

Banyak yang bertanya, apa kunci suksesnya bagi mereka yang memiliki kondisi seperti di atas. Bisa dipastikan, mereka lulus dengan satu alasan yaitu, essaynya bagus dan berkelas. Berdasarkan pengakuan examiner juga demikian, kualitas essay mempengaruhi hasil yang impossible menjadi possible.

Sebagaimana dijelaskan pada poin sebelumnya, essay adalah tempat applicant menujukkan kapasitas dirinya. Sekalipun di atas kertas, applicant bukanlah seorang yang istimewa karena memiliki beberapa kekurangan baik akademik maupun ekstrakurikulernya. Karena itu, membuat examiner terpukau dengan kualitas essay adalah salah satu cara menjadi awardee dengan wildcard.

  1. Tidak Ada Essay = Belum Mampu untuk Kuliah Overseas

Kondisi dan suasana belajar di luar negeri sangat jauh berbeda dengan kondisi belajar di Indonesia yang sedikit terkesan dimudah-mudahkan. Banyak studi kasus menujukkan bahwa seorang mahasiswa berpeluang melakukan plagiat (copy-paste) ketika membuat paper, tugas makalah, atau penelitian. Plagiarisme belum menjadi tindakan kriminal yang diawasi ketat di Indonesia. Sebaliknya di luar negeri, plagiarisme bisa dihukum dengan masa tahanan atau denda yang besar.

Untuk memastikan applicant mampu berkuliah di luar dari kondisi ini (rendah pengawasan plagiarisme), penyedia beasiswa sangat menekankan seorang applicant membuat essaynya dan me-review-nya ketika interviu. Pemberi beasiswa tidak ingin uang yang diberikan habis untuk kesia-siaan jika nanti awardeenya di penjara karena plagiat.

Oleh karena itu, jika ada applicant yang menolak membuat essay dengan alasan essay itu menyulitkan, secara tidak langsung dia juga menyatakan bahwa dirinya tidak layak mendapat beasiswa dan berkuliah di luar negeri.

Metode Pembuatan Personal Statement/ Motivation Letter/ Letter of Intent

              Essay memang sebuah tulisan yang membutuhkan waktu lama untuk membuatnya. Mungkin saja diselesaikan dalam semalam, namun untuk mendapatkan kualitas terbaik tentunya membutuhkan waktu yang lebih lama dan proses yang teliti.

Ketelitian terhadap detail kecil dalam pembuatan essay harus sampai pada tahap pengecekan tanda baca. Dunia akademik adalah dunia yang sangat peduli dengan detail sekecil apapun itu. Bahkan, kesalahan penggunaan huruf juga merupakan hal yang mencederai kualitas tulisan akademik.

Sebelum mempelajari metode pembuatan essay berkualitas, sebaiknya  indikator-indikator personal statement, motivation letter, atau letter of intent diperhatikan terlebih dahulu. Nantinya indikator-indikator ini menjadi barrier atau batasan yang menuntun jalan pembuatan essay.

Indikator-indikator tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Akademik

Penjelasan tentang ini sama seperti penjelasan pada karakteristik di halaman ketiga.

  1. Bebas Plagiat

Sangat dilarang melakukan peniruan essay milik awardee sebelumnya. Plagiarisme adalah hal pertama yang dicek oleh examiner beasiswa. Setiap lembaga penyedia beasiswa memiliki arsip awardee sebelumnya. Pengecekan nantinya akan berpatok pada arsip-arsip ini. Jika kedapatan, auto-failed.

Tidak salah jika menggunakan essay awardee sebelumnya sebagai acuan pembuatan atau menyontek vocabulary yang berkualitas. Namun, tetap harus dibatasi dan jika memang ada niat untuk menjadi awardee, sebaiknya cobalah membuatnya sendiri.

  1. Inovatif

Sehubungan dengan plagiat, salah satu cara untuk menghindarinya adalah mencoba berinovasi. Examiner tentunya mencari sesuatu yang unik dan berkualitas. Logikanya, melihat sesuatu yang sudah pernah dilihat sebelumnya akan membuat examiner merasa bosan dan membuang berkas pendaftaran applicant yang plagiat.

Inovasi yang diperlukan mencakup:

  • Alur
  • Gaya Bahasa
  • Kosakata
  • Fokus topik
  • Alasan mendaftar atau motivasi mendaftar
  • Fakta pendukung

Dua poin terakhir ini adalah hal yang paling diperhatikan oleh examiner. Semakin unik dan berbeda dari applicant lainnya, maka peluang diterima akan semakin tinggi, tergantung pada 4 poin sebelumnya. Sebagai contoh, ketika applicant akan mendaftar beasiswa untuk studi jurusan Literatur Prancis di Universite de Paris melalui beasiswa Eiffel. Alasan mendaftar yang sangat mainstream adalah “Prancis adalah pusat sastra dunia, di mana banyak penulis terkenal dan sastrawan terkenal berasal dari Prancis. Oleh karena itu, saya ingin menjadi bagian dari sastrawan prancis yang terkenal”. Motivasi ini tentunya akan muncul dalam ratusan atau ribuan berkas pendaftar pada jurusan dan kampus yang sama. Examiner akan dengan mudah menyingkirkan berkas seperti ini karena menurut mereka it is boring, we need more creativity.

Akan lebih bagus jika applicant menggunakan motivasi dan fakta pendukung sebagai berikut “Jean Yvest Tadie, seorang sastrawan terkenal yang berhasil merevolusi sastra Prancis hingga mendunia. Saya mengenalnya sebagai salah satu alumni Universite Paris Sorbonne dan menjadi tertarik terhadap sastra Prancis karenanya. Oleh karena itu, saya berminat menjadi bagian dari alumni Universite Paris di bidang sastra Prancis”. Motivasi ini hanya contoh salah satu paragraf yang tentunya harus lebih luas pembahasannya. Secara jujur, pembaca yang bukan seorang examiner saja akan sangat tertarik dengan tulisan ini.

Essay seperti ini akan masuk shortlist dan akan menjalani seleksi lanjutannya. Sebab, pertama, applicant tampak sangat menguasai wawasan tentang Universite Paris dan sastra Prancis. Kedua, Applicant ingin menjadi bagian dari alumni yang merupakan salah satu prestise. Pihak examiner akan dengan mudah yakin bahwa applicant layak menjadi awardee.

  1. Koherensi

Hal yang sudah tidak asing lagi, yaitu kesinambungan antarparagraf, tidak ada kalimat yang berantakan idenya atau membuat examiner gagal paham dengan maksud dan tujuan penulis. Jika sedang bercerita sastra Arab, jangan masukkan pembicaraan soal trigonometri sekalipun ada keterkaitan kecil.

Juga perlu diperhatikan visi dan misi penyedia beasiswa. Beberapa beasiswa punya visi untuk membantu studi researcher yang akan berkembang di negara asalnya. Maka berikan statement untuk kembali ke negara asal dan mengincar posisi strategis terhadap kontribusi nantinya. Sementara beasiswa yang fokus pada karier, maka berikan info rencana pengembangan karier setelah studi nanti.

Langkah Pembuatan Personal Statement/ Motivation Letter/ LOI

              Ada beberapa langkah pembuatan personal statement/ motivation letter/ LOI, yaitu sebagai berikut.

  1. 1. Membaca Secara Detail Informasi Beasiswa dan Persyaratannya

Langkah pertama ketika akan membuat essay adalah membaca secara hati-hati halaman informasi beasiswa. Boleh jadi terdapat beberapa persyaratan essay yang mereka berikan, baik berupa questionaire maupun format pembuatan khusus.

 

  1. Clustering, Brainstorming, Mind Mapping

Tiga istilah ini tidak asing bagi yang pernah belajar academic writing. Clustering adalah metode pencarian ide dengan membuat kelompok ide yang memunculkan ide turunan. Ide turunan ini akan menjadi paragraf yang koheren. Brainstroming adalah metode pengumpulan ide secara random. Apapun yang muncul di kepala langsung dituliskan di kertas, lalu filtering ide yang sesuai dan koheren. Sementara mind mapping adalah metode memetakan ide utama yang muncul secara hierarki. Apapun itu, secara umum langkah kedua adalah menyusun ide utama essay.

  1. Siapkan Pertanyaan-Pertanyaan yang Bisa Diriset

Membuat essay ilmiah tentu saja perlu sedikit riset, setidaknya untuk menemukan fakta valid melalui browsing di Internet. Riset yang dimaksud di sini adalah pencarian dan penelitian informasi pendukung, bukan seperti membawa ke laboratorium dan memberikan antibodi tertentu untuk menguji reaksi senyawa-senyawa kimia.

Siapkan pertanyaan riset untuk memudahkan proses pencarian. Ini bertujuan agar informasi yang ditemukan nanti efektif dan terpakai dalam essay.

  1. 4. Outlining

Proses ini seharusnya sudah familiar jika sudah membaca metode pembuatan curriculum vitae dan recommendation. Hanya saja, outlining pada essay harus lebih detail hingga ke tiap-tiap kalimat yang akan dibuat. Perhatikan langkah berikut:

  • Introduction: Tuliskan info pembuka berupa pengenalan singkat applicant sesuai dengan CV.
  • Body Paragraph (Background): Tuliskan background pendidikan dan capaian dan tentukan jumlah paragrafnya.
    • Susun kalimat ide utama. Jika berupa narasi cerita, bagi menjadi dua ide utama yang nanti bisa disisipkan ke paragraf kedua.
    • Masukkan capaian akademik dan ekstrakurikuler

 

  • Body Paragraph (visi): Tuliskan visi dan tujuan umum, atau tuliskan cita-cita yang sudah pernah terpikirkan sejak kecil dan pastikan sesuai dengan program studi.
    • Susun kalimat ide utama, berupa pernyataan umum tentang cita-cita.
    • Kalimat pendukung adalah argumen tentang pentingnya visi tersebut.
    • Bagi menjadi 3 atau 4 paragraf
  • Body Paragraph (motivasi): Tuliskan motivasi mendapatkan beasiswa dengan mengaitkan background dan visi hidup dengan paragraf p
  • Overview dan Conclusion
  1. 5. Mencari Linking Words

Linking Words berfungsi untuk mengaitkan setiap ide di kalimat utama dan kalimat pendukung, juga mengaitkan antarparagraf jika diperlukan. Contohnya dalam essay bahasa inggris ada kata otherwise, however, on the other hand, furthermore, dan lainnya. Temukan kata penghubung yang variatif dan berkelas agar essay menjadi menarik.

  1. 6. Pengembangan Outline Menjadi Paragraf Efektif

Perlu ditekankan sekali lagi bahwa efektifitas, kreatifitas, dan koherensi adalah tiga hal yang sangat krusial dalam sebuah essay beasiswa. Saat sudah mencapai tahap outline development, kembangkanlah paragraf-paragraf yang berpatok pada ide utama yang kreatif, jelas, dan tidak ngawur.

Di antara kebiasaan yang dilakukan oleh applicant adalah menuliskan paragraf berdasarkan ide yang mainstream dan monoton. Kalimat yang tercipta sering membuat pembaca bingung karena maksud dan tujuannya tidak tersampaikan lantaran kalimatnya kurang efektif dan bertele-tele. Akhirnya, yang lahir adalah sebuah tulisan yang membingungkan examiner karena berputar-putar pada hal-hal yang sama.

Sebagai contoh, perhatikan bentuk paragraf tentang background applicant yang kurang efektif berikut:

“Saya adalah alumni dari salah satu universitas terkemuka di Jawa Barat. Universitas itu bernama Universitas Pendidikan Indonesia. Studi Pendidikan Matematika adalah prodi yang saya pilih ketika mendaftar karena matematika adalah pelajaran yang penting bagi setiap orang. Semua orang membutuhkan matematika ketika menjalani kehidupannya sehingga saya yakin untuk mengambil prodi ini. Begitu juga Universitas Pendidikan Indonesia yang terkenal dan bergengsi, dan saya menyelesaikan studi di sana.”(65 kata)

Sekilas pandang, paragraf ini memang punya 65 kata dan dipastikan akan memenuhi syarat jumlah kata yang biasa ditentukan penyedia beasiswa. Akan tetapi, paragraf ini sangat tidak efektif dan bertele-tele. Pada tulisan di atas, applicant ingin menceritakan background pendidikannya di Prodi Pendidikan Matematika di UPI Bandung. Sayangnya, 65 kata dalam paragraf tadi hanya menceritakan satu informasi, yaitu “saya kuliah di UPI jurusan Pendidikan Matematika karena matematika diperlukan oleh masyarakat”. Paragraf ini menjadi tidak efektif, berputar-putar dan monoton.

Hindarilah penulisan tidak berkualitas seperti di atas. ide utama bisa dibuat menjadi satu atau dua kalimat saja. Selanjutnya, sisipkan fakta pendukung atau opini yang variatif dan menarik agar paragraf menjadi lebih panjang.

  1. 7. Reviewing with Tutor and Finalising

Setelah menyelesaikan pengembangan tulisan, langkah selanjutnya adalah menjumpai tutor atau referee untuk me-review tulisan yang telah dibuat. Barangkali terdapat kekurangan di sana-sini dan banyak saran membangun yang bisa membuat kualitas tulisan cukup bagus.

Pastikan tutor yang dipilih adalah tutor yang punya pengalaman dalam dunia penulisan essay. Serahkan dalam bentuk hardcopy atau portable document agar mudah diberikan komentar pada kertas tulisan. Penggunaan kertas lebih memudahkan tutor saat mengoreksi dan membaca essay applicant.

Setelah memperbaiki kesalahan dan menyisipkan saran-saran tutor, lakukan finalising dan penyempurnaan personal statement, motivation letter, atau letter of intent. Pengembangan kosakata juga bisa dilakukan pada tahap ini karena konten telah sempurna dan pemilihan diksi juga terbantu.

Proses pembuatan dokumen ini membutuhkan waktu yang lebih panjang untuk mencapai kata sempurna. Sekurang-kurangnya butuh waktu satu pekan dengan catatan applicant terbiasa menulis essay. Oleh karena itu, sebelum masa pendaftaran beasiswa dibuka, seringlah berlatih menulis essay dan mengungkapkan motivasi diri melalui tulisan yang panjang.

Selamat menulis essay terbaikmu!

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s